¿Cómo prepararme para una Auditoría de Comercio Exterior?

En este artículo abordamos tres puntos que te permitirán identificar la importancia de implementar procesos preventivos en las actividades de cumplimiento normativo de la autorización IMMEX y Certificación IVA e IEPS, así como de los procesos normativos y operativos relacionados con el despacho aduanero de las mercancías.

Consideramos que algunos de los objetivos de la autoridad para notificar el inicio de la Auditoria de Comercio Exterior, son:

* Realizar una revisión integral a la información declarada en los Documentos Aduaneros que correspondan a las operaciones de importación y exportación. Lo anterior, con el propósito de comprobar el correcto cumplimiento normativo aplicable, por ejemplo, revisión a las formas de pago, pago de contribuciones con o sin preferencias, fracciones arancelarias, países de origen, entre otros, Normalmente realizan la revisión de los últimos cinco ejercicios.

* Comprobar el cumplimiento de los beneficios con los que cuenta la empresa en la Autorización IMMEX y la Certificación IVA e IEPS, como es el caso del Anexo 24, y Anexo 30.

De lo anterior, el Departamento de Importación y Exportación, Cumplimiento de Comercio Exterior de una Empresa IMMEX, u otro, que a su vez cuenta con una autorización vigente en el Esquema de Certificación IVA e IEPS, es relevante e importante que profundice en conocer si, ¿Estás listo para recibir una auditoria de Comercio Exterior? Ciertamente, nadie espera recibir una Auditoría en comercio exterior, pero es una situación para lo que se debe estar preparado, y mantener una revisión constante al cumplimiento de los requisitos permanentes y continuos de ambas autorizaciones, le permitirá limitar el caos, mantener el control de la situación, proveer la información o documentos requeridos por la autoridad de forma inmediata, y afrontar la Auditoria de Comercio Exterior con daños limitados (o sin daños).

¿A quién se debe notificar en caso de que la Autoridad inicie una Auditoría de Comercio exterior? 

Dependiendo de la estructura organizacional de la empresa, es posible que personal adicional deba agregarse a esta lista, o una persona pueda desempeñar varios de estos roles. Asegúrate de vincular los nombres con los títulos de los puestos, para que todos en la organización conozcan cuáles son sus responsabilidades. En este orden de ideas, si la autoridad facultada notifica respecto al inicio de una “Auditoria de Comercio Exterior”, es importante se informe de inmediato a las personas que realicen actividades relacionadas con los procesos de importación y exportación. A continuación, se enlistan algunos ejemplos:

* Gerente de Cumplimiento: Es la persona que administrara las actividades diarias del cumplimiento de las importaciones y exportaciones, y debe ser notificada de inmediato.

* Gerente de Exportación y/o Importación: Junto con el Gerente de cumplimiento, deberás notificar al Gerente de exportación/importaciones. Esta persona podrá proporcionar archivos, documentación, recibos, correspondencia y cualquier otra cosa que soliciten los auditores.

* Gerente General: Si esta gerencia pertenece a una corporación más grande, asegúrate de incluir un plan para notificar a los responsables en la sede de la empresa. En organizaciones más pequeñas, asegúrate de que el personal de alto nivel sea notificado de inmediato.

Irregularidades detectadas por parte de la Autoridad en las Auditorias de Comercio Exterior

Algunas de las inconsistencias comúnmente detectadas por parte de la autoridad, se relacionan con la falta de precisión entre la información declarada en los registros oficiales con los que esta cuenta, en relación a la información declarada por el importador, exportados, y Agente Aduanal. A continuación, se enlistan algunos ejemplos:

* Documentos Aduaneros con declaración errónea acerca de la descripción de la mercancía objeto de importación o exportación, en relación a la información declarada en el Documento de Valor y Comercialización, cantidad de la mercancía, valor, y origen de las mercancías.

* Mercancía física con plazos de permanencia vencidos.

* No contar con el documento aduanero que ampare la legal tenencia de los Activos Fijos.

* Domicilios, Bodegas, y Sucursales, no dadas de baja o con errores de datos.

Importancia de la integración del Expediente Operativo previo a una Auditoria de Comercio Exterior

Antes de que ocurra una Auditoría de esta naturaleza, es importante que la empresa cuente con el Expediente Digital de las operaciones de importación y exportación tramitadas de por lo menos los últimos cinco ejercicios, el cual deberá integrar los documentos aduaneros y sus anexos (Archivos Electrónicos y Digitales). Con la integración del “Expediente Digital”, se cumple con la obligación que establece el artículo 59, fracción V, de la Ley Aduanera.

Ahora bien, si se tiene conocimiento del inicio de una Auditoría en Comercio Exterior por parte de la autoridad, se debe tener acceso inmediato a los documentos aduaneros y sus anexos (Archivos Electrónicos y Digitales) de los últimos cinco años, para identificar y entregar en tiempo los documentos requeridos por la autoridad.

Autoridades como la AGACE (Administración General de Auditoria de Comercio Exterior), cuentan con facultades para revisar en sus registros oficiales, la información declarada en las operaciones de comercio exterior por parte de la empresa, y determinar un posible inicio de facultades de comprobación.

Nota:
El contenido de este artículo está destinado a proporcionar una guía general sobre el tema. El consejo de los especialistas que integran la marca Grupo ASYA©, deben ser consultados de acuerdo a sus circunstancias específicas.